Gesetzliche Bestimmungen - Archivierungspflicht

GESETZLICHE BESTIMMUNGEN – ARCHIVIERUNGSPFLICHT

Gesetzliche Bestimmungen

Für steuerlich relevante Daten besteht Archivierungspflicht.
Somit unterliegt jeder Unternehmer der Archivierungspflicht nach  § 147 AO
( Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen ).

Auszug – Abgabenordnung ( AO )
§ 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

( 1 )
Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, 
Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
4. Buchungsbelege,
5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
 
( 2 )
Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz können die in Absatz 1
aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen
Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung
entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit
den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessen-
er Frist lesbar gemacht werden können.
 
Sind Unterlagen aufgrund des § 146 Abs. 5 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt
der Datenträger die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen
können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.

( 3 )
Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind 10 Jahre und die sonstigen in
Absatz 1 aufgeführten Unterlagen 6 Jahre aufzubewahren. Kürzere Aufbewahrungsfristen nach
außersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt. Die Aufbewahrungs-
frist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind,
für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, § 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht.

( 4 )
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte
Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder
der Lagebericht aufgestellt, der Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden
oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist
oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

( 5 )
Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder
auf anderen Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel
zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen
der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise
auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.